Notfallhandbuch Vorlage: IT-Notfallplan, Wiederanlauf, Krisenstab und Meldung

Die Bausteine eines Notfallhandbuchs

Für ein IT-Notfallhandbuch im Mittelstand reichen wenige, gut gepflegte Dokumente. Wichtig ist, dass sie zusammenpassen: dieselben Rollen, dieselben Systeme, dieselben Zeiten. Diese Vorlagen aus dem NIS2-Paket bilden zusammen ein Handbuch:

Einstufung: Störung, Notfall oder Krise

Der erste Fehler im Ernstfall ist oft, dass niemand entscheidet, ob überhaupt ein Notfall vorliegt. Das Notfallkonzept legt deshalb drei Stufen fest, mit Merkmalen, Entscheidern und Folgen:

Die Einstufung eines Ereignisses bestimmt, wer entscheidet und welche Teile dieses Konzepts gelten. Sie richtet sich nach der Auswirkung auf die kritischen Geschäftsprozesse, nicht nach der Ursache.

Eine Störung beheben die IT-Verantwortlichen im Tagesgeschäft. Einen Notfall ruft die Geschäftsleitung aus, außerhalb der Arbeitszeit die erreichbare Person aus der Alarmierungsliste, und der Krisenstab wird einberufen. Eine Krise liegt vor, wenn ein Notfall über das Unternehmen hinaus wirkt, zu Kunden, Lieferkette oder Behörden, wenn mehrere Standorte oder Prozesse betroffen sind oder die Dauer nicht absehbar ist; dann spricht nach außen nur die Geschäftsleitung. Ob ein erheblicher Sicherheitsvorfall vorliegt, der gemeldet werden muss, prüfen Sie dagegen auf jeder Stufe sofort, denn die Frist läuft ab Kenntnis.

Ausfallszenarien und Sofortmaßnahmen

NIS-KZ-07 Notfallkonzept mit Wiederanlaufplan enthält fünf Szenarien mit Sofortmaßnahmen und Wiederanlauf:

• Ausfall des Serverraums oder des Rechenzentrums
• Verschlüsselung durch Schadsoftware
• Ausfall eines Cloud-Dienstes oder Dienstleisters
• Ausfall von Personal
• Ausfall von Strom, Netzwerk oder Internetanbindung

Vor den Szenarien steht eine Tabelle der kritischen Geschäftsprozesse mit den Systemen, von denen sie abhängen, der tolerierbaren Ausfallzeit, dem tolerierbaren Datenverlust und einem Ersatzbetrieb ohne IT. Eine ausführliche Analyse der Geschäftsauswirkungen als eigenes Dokument ist nicht enthalten; die Tabelle hält das Ergebnis fest, das Sie für den Wiederanlauf brauchen.

Wiederanlaufplan

Der Wiederanlaufplan legt fest, welches System zuerst startet und was es voraussetzt, vom Netzwerk über Anmeldung und Datensicherung bis zu den Fachanwendungen. Jede Zeile hat eine Zielzeit, eine durchführende Person mit Vertretung und eine Abnahme.

Die Zielzeit ist die Zeit ab Beginn des Wiederanlaufs, nicht ab Ausfall.

Die Systeme und Zeiten in der Vorlage stehen in eckigen Klammern. Sie ersetzen sie durch Ihre eigenen und prüfen, dass keine Zielzeit die tolerierbare Ausfallzeit der abhängigen Prozesse überschreitet.

Krisenstab und Alarmierung

NIS-NW-08 Krisenstab und Alarmierungsliste nennt die Kriterien, bei denen der Krisenstab einberufen wird, etwa ein unterbrochener kritischer Prozess, der Verdacht auf Verschlüsselung durch Schadsoftware oder ein Dienstleister, der einen Vorfall meldet. Dazu kommt ein Alarmierungsweg in fünf Schritten, jeweils mit erstem Weg und Zweitweg:

Die Alarmierung folgt einer festen Reihenfolge, damit niemand vergessen wird und niemand mehrfach alarmiert.

Der Zweitweg ist der Teil, der im Ernstfall zählt: Wenn E-Mail und Telefonanlage verschlüsselt sind, muss die Alarmierungsliste ausgedruckt vorliegen und der Notfallkanal unabhängig von der eigenen Technik funktionieren.

Üben, sonst ist es eine Vermutung

Ein Notfallkonzept, das nie geübt wurde, ist im Ernstfall eine Vermutung.

Die Vorlage sieht eine jährliche Übung mit wechselnden Szenarien vor, eine tatsächliche Wiederherstellung auf Ersatzhardware in größeren Abständen und ein Protokoll mit gemessenen Zeiten, Feststellungen und Maßnahmen. Die Rhythmen stehen als Vorschläge in eckigen Klammern.

Notfallhandbuch und NIS2

Für besonders wichtige und wichtige Einrichtungen ist das Thema Pflicht: § 30 Abs. 2 Nr. 3 BSIG nennt die Aufrechterhaltung des Betriebs, wie Backup-Management und Wiederherstellung nach einem Notfall, und Krisenmanagement. § 30 Abs. 2 Nr. 10 BSIG nennt gegebenenfalls gesicherte Notfallkommunikationssysteme. Ist ein Notfall zugleich ein erheblicher Sicherheitsvorfall, läuft die Meldefrist nach § 32 Abs. 1 BSIG: frühe Erstmeldung unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Kenntniserlangung.

Auch ohne NIS2-Pflicht ist ein Notfallhandbuch sinnvoll: Fällt die IT aus, entscheidet die Vorbereitung darüber, wie lange der Betrieb steht. Wer nur das Notfallkonzept als Einzeldokument sucht, findet die Beschreibung auf der Seite Notfallkonzept Vorlage.

Was die Vorlagen nicht sind

Die Vorlagen sind nicht nach einem bestimmten Standard für Notfallmanagement gegliedert, sondern nach den Bereichen des BSI-Gesetzes. Sie enthalten keine Analyse Ihrer Prozesse, keine fertige Alarmierungsliste und keine Zusage, dass ein Wiederanlauf in den eingetragenen Zeiten gelingt. Das alles entsteht erst, wenn Sie die Platzhalter mit Ihren Systemen, Personen und Zeiten füllen und üben.

Die Vorlagen dazu

Das NIS2-Paket enthält 25 Dokumente in Word und Excel für 1.490 € netto, gegliedert nach den zehn Bereichen des § 30 Abs. 2 BSIG, dazu Meldeprozess, Geschäftsleitung, Registrierung und Betroffenheitsprüfung. Für das Notfallhandbuch enthält es Notfallkonzept mit Wiederanlaufplan, Krisenstab und Alarmierungsliste, Datensicherung, Sicherheitsvorfälle mit Vorfallprotokoll, Meldeprozess und Notfallkommunikation. Die Vorlagen müssen an Ihr Unternehmen angepasst werden und sind keine Rechtsberatung.